El riesgo de incumplimiento

La Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO) impone multas en virtud del PECR por llamadas comerciales no solicitadas a números de teléfono que figuran en los registros del Servicio de Preferencias Telefónicas (TPS) y del TPS Corporativo (CTPS). Las sanciones ascienden a cientos de miles de libras por cada infracción. Los equipos de ventas y de llamadas salientes deben filtrar cada número de teléfono antes de marcarlo, y ese filtrado debe estar actualizado, quedar registrado y ser auditable.

La situación actual no funciona para la mayoría de los equipos

Las comprobaciones manuales en hojas de cálculo pasan por alto las nuevas incorporaciones a los registros. Las herramientas genéricas de validación de números de teléfono no comprenden el marco normativo del Reino Unido. Las soluciones actuales solo ejecutan lotes durante la noche y asignan un único estado combinado a cada registro. Nada de eso se adapta a un equipo de ventas dinámico que importa clientes potenciales a las 9:00 y empieza a marcar a las 9:15.

Qué hace TPSClear dentro de HubSpot

TPSClear es una aplicación de cumplimiento de las normas TPS y CTPS del Reino Unido para contactos y empresas de HubSpot. En el momento en que cambia un número de teléfono en un registro, TPSClear lo compara con los registros en tiempo real del Servicio de Preferencias Telefónicas (TPS) y del TPS Corporativo, y asigna el resultado a una propiedad de estado del registro. El veredicto puede ser «Limpio», «Incluido en el TPS», «Incluido en el CTPS» o «Desconocido» (sin comprobar). Esa propiedad es un campo normal de HubSpot, por lo que puedes filtrar listas, ramificar flujos de trabajo, condicionar la inscripción en secuencias y generar informes al respecto como con cualquier otro campo.

En tiempo real, no en lotes nocturnos

TPSClear está suscrito a los webhooks de contactos y empresas de HubSpot. Cuando el equipo de ventas o de RevOps edita un número, cuando se envía un formulario o cuando una integración escribe en el campo de teléfono, el resultado se actualiza en cuestión de segundos. Además, se ejecuta una actualización diaria a la hora que elijas (puedes seleccionar la hora UTC en la configuración) y recoge todo lo importado o editado de forma masiva fuera de la ruta en tiempo real. No hay que «esperar hasta mañana por la mañana para saber si puedes llamar a este cliente potencial».

Una propiedad de estado por cada campo de teléfono

Los portales reales de HubSpot contienen más de un número de teléfono por registro (teléfono, móvil, fax, hs_additional_phones, propiedades personalizadas para líneas directas o números de trabajo). TPSClear asigna cada propiedad de teléfono a su propia propiedad de estado para que puedas saber de un vistazo qué número es seguro y cuál no. Las asignaciones se configuran en la página de ajustes de TPSClear; los valores por defecto se establecen durante la instalación.

Registro de auditoría creado para cumplir con la diligencia debida del PECR

TPSClear filtra los números a través de servicios de limpieza de listas con licencia de la DMA, que operan bajo el programa de limpieza de listas TPSL de la DMA, la vía que la ICO reconoce como prueba de diligencia debida en virtud del PECR. El registro de auditoría con marca de tiempo que TPSClear genera para cada registro es la prueba a la que hay que remitirse si alguna vez tienes que demostrar que has filtrado un número antes de llamarlo.