Botvee verstuurt alleen de gegevens die nodig zijn voor de functies die door de gebruiker zijn ingeschakeld. Gegevens van leads, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en land, kunnen naar HubSpot-contacten worden verzonden. Botvee leest bestaande HubSpot-contacten in om klanten op basis van hun e-mailadres te koppelen en zo te voorkomen dat er duplicaten worden aangemaakt of dat reeds ingevulde velden worden overschreven.

Gegevens van afgeronde gesprekken kunnen als notitie worden toegevoegd aan het bijbehorende HubSpot-contact. Wanneer de synchronisatie van de Inbox is ingeschakeld, worden in aanmerking komende recente gesprekken en berichten weergegeven in HubSpot Help Desk. Antwoorden die in HubSpot zijn geschreven, worden via Botvee naar het oorspronkelijke kanaal van de klant verzonden.

Gebruikers kunnen op elk moment afzonderlijke synchronisatieopties uitschakelen of de koppeling met HubSpot verbreken. Bestaande records die al in HubSpot of Botvee zijn aangemaakt, blijven na het verbreken van de koppeling behouden.