Innovatives Tool für Konfiguration, Preisberechnung und Angebotserstellung

Wir sind ein 2004 gegründetes Planungs- und Ingenieurbüro. Für jedes Projekt erstellen wir ein individuelles Angebot, und unser Arbeitsablauf zur Umsetzung war im Vergleich zu dem, was wir heute mit Quotivity machen, einfach furchtbar. Vor der Einführung von Quotivity umfasste unser Arbeitsablauf für Angebote und Verträge folgende Schritte: 1. Bearbeitung des Honorar-Kalkulationsblatts durch bis zu drei Manager (Planungsteam, Statikteam und Haustechnikteam). 2. Überprüfung der Honorarberechnung durch den Geschäftsführer/CEO. 3. Bearbeitung des Angebots/Vertrags durch die Verwaltungsassistentin. 4. Überprüfung des Angebots/Vertrags durch den Büroleiter. 5. Erstellung einer PDF-Datei und Versand des Angebots/Vertrags per E-Mail durch den Büroleiter. 6. Gelegentliche Unterzeichnung des Angebots/Vertrags über DocuSign durch den Büroleiter. Wenn der potenzielle Kunde Änderungen verlangte, wiederholte sich der gesamte Prozess. Der Prozess war zeitaufwendig und anfällig für Fehler zwischen der Kalkulationsvorlage und dem Angebot/Vertrag. Außerdem konnte es leicht passieren, dass Einnahmen versäumt wurden, weil etwas vergessen wurde, und manchmal wiesen Angebote bei ähnlichen Projekten kleine Unstimmigkeiten auf (was problematisch war, wenn sie denselben Kunden betrafen). Mit Quotivity lässt sich der Arbeitsablauf auf nur eine Person reduzieren. Der Geschäftsführer/CEO muss lediglich Kästchen ankreuzen und einige Auswahlen aus Dropdown-Menüs treffen, um innerhalb weniger Minuten ein äußerst präzises Angebot bzw. einen Vertrag zu erstellen. Alle Kunden erhalten ein sehr aussagekräftiges Angebot, das sie sofort über DocuSign annehmen können, was den Aufwand für sie deutlich verringert hat. Änderungen sind sehr einfach, und es genügt ein einziger Klick, um das Angebot mit der DocuSign-Bestätigung zu versenden. Quotivity hat unseren Prozess komplett verändert und spart uns jede Woche mehrere Stunden Zeit.

1. Quotivity gliedert unsere rund 2.000 SKUs an professionellen Dienstleistungen in wesentlich übersichtlichere Konfigurationen. 2. Dank der Sammlungen, Pakete und Optionen von Quotivity sind unsere Angebote nun eine einfache Checkliste – so stellen wir sicher, dass wir nichts vergessen. Das steigert zudem unsere Rentabilität. 3. Der höhere Detaillierungsgrad unserer Quotivity-Angebote und -Verträge hat zu konstruktiven Gesprächen mit den Kunden über den Leistungsumfang geführt und stellt sicher, dass sich beide Seiten vor der Unterzeichnung vollständig einig sind. 4. Quotivity spart uns enorm viel Zeit und internen Koordinationsaufwand. Unser Prozess wurde von bis zu 6 Personen auf 1 Person reduziert. Einfache Angebote, für die zuvor 30 Minuten benötigt wurden, sind nun in 3 Minuten erledigt. Komplexe Angebote, die zuvor 90 Minuten oder länger in Anspruch nahmen, sind nun in 10–15 Minuten fertig. 5. Quotivity ist eine der wichtigsten Integrationen in unserem HubSpot-Ökosystem. Wir nutzen es täglich, und es erfordert nur sehr wenig Zeitaufwand. Wichtig ist, dass HubSpot die Angebote nutzt, um Tickets, Aufgaben, Rechnungen usw. zu erstellen. Mittlerweile können wir ohne Quotivity gar nicht mehr arbeiten!

Ehrlich gesagt: gar keine. Quotivity hat unser Unternehmen grundlegend verändert! Ich hatte eine konkrete Vorstellung davon, wie ich unsere Angebote und Verträge gestalten wollte. Ich habe Tim und Ashley von Eternal Works meine Vision geschildert, und sie haben mir die Quotivity-Plattform empfohlen, um diese Herausforderung zu meistern. Es gibt nichts Vergleichbares.

Kostengünstiges HubSpot CPQ von HubSpot (Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis)

Wir befinden uns noch in der Einführungsphase, aber die Erfahrungen waren bisher sehr positiv. Die Plattform hat uns einen wesentlich strukturierteren und automatisierten Angebotsprozess innerhalb von HubSpot ermöglicht. Wir konnten unsere Produktpakete konfigurieren, Angebots-E-Mails und Aktualisierungen der Deal-Phasen automatisieren und einen Prozess aufbauen, der für unser Vertriebsteam wesentlich einfacher zu handhaben ist. Sobald die Einführung vollständig abgeschlossen ist, erwarten wir, dass wir Zeit sparen, den manuellen Aufwand reduzieren und ein einheitlicheres Angebotserlebnis schaffen können.

Die native HubSpot-Integration, die Flexibilität, die Plattform an unsere Geschäftsabläufe anzupassen, und die Möglichkeit, wichtige Teile unseres Angebotsprozesses zu automatisieren. Wir konnten Produktpakete zusammenstellen, Angebots-E-Mails erstellen und Aktualisierungen der Deal-Phasen automatisieren. Auch das Team war ein großer Vorteil: Es war während des gesamten Onboardings reaktionsschnell und die Zusammenarbeit verlief reibungslos.

Wir befinden uns zwar noch in der Implementierungsphase, sind aber bislang auf keine größeren Probleme gestoßen. Ein Punkt auf unserer Wunschliste wäre ein offizieller Kanal, über den man einsehen kann, an welchen Funktionen gerade gearbeitet wird und/oder welche bereits eingeführt wurden.