Herramienta transformadora de configuración, fijación de precios y elaboración de presupuestos

Somos una empresa de diseño e ingeniería fundada en 2004. Cada proyecto cuenta con una propuesta personalizada y nuestro proceso de trabajo para lograrlo era pésimo en comparación con lo que hacemos ahora con Quotivity. Antes de utilizar Quotivity, nuestro flujo de trabajo para las propuestas y los contratos requería lo siguiente: 1. La edición de la hoja de cálculo de honorarios por parte de hasta tres responsables (equipo de diseño, equipo de estructuras y equipo de instalaciones). 2. Revisión de la hoja de cálculo de honorarios por parte del presidente/director general. 3. Edición de la propuesta o el contrato por parte del asistente administrativo. 4. Revisión de la propuesta o el contrato por parte del responsable de oficina. 5. Generación del PDF y envío por correo electrónico de la propuesta o el contrato por parte del responsable de oficina. 6. Firma ocasional de la propuesta o el contrato mediante DocuSign por parte del responsable de oficina. Si el cliente potencial solicitaba cambios, todo el proceso se repetía. El proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores entre la hoja de cálculo y la propuesta o el contrato. Además, era fácil perder ingresos por olvidarse de añadir algún elemento y, en ocasiones, las propuestas presentaban pequeñas inconsistencias entre proyectos similares (lo cual resultaba problemático si se trataba del mismo cliente). Con Quotivity, el flujo de trabajo se reduce a una sola persona. El presidente/director general simplemente marca casillas y realiza unas cuantas selecciones en menús desplegables para elaborar la propuesta o el contrato más preciso en pocos minutos. Todos los clientes reciben una propuesta muy detallada que pueden aceptar inmediatamente a través de DocuSign, lo que ha reducido las complicaciones para ellos. Realizar cambios es muy sencillo y basta con un solo clic para enviar la propuesta con la firma de DocuSign. Quotivity ha transformado por completo nuestro proceso, ahorrándonos horas cada semana.

1. Quotivity organiza nuestras aproximadamente 2.000 referencias de servicios profesionales en configuraciones mucho más manejables. 2. Las colecciones, los paquetes y las opciones de Quotivity han transformado nuestros presupuestos en una sencilla lista de comprobación, lo que garantiza que no se nos olvide nada. Esto también nos permite ser más rentables. 3. El mayor nivel de detalle de nuestras propuestas y contratos en Quotivity nos ha obligado a mantener conversaciones constructivas con los clientes sobre el alcance de los servicios, lo que garantiza que ambas partes estén totalmente de acuerdo antes de firmar. 4. Quotivity nos está ahorrando una enorme cantidad de tiempo y de coordinación interna. Nuestro proceso ha pasado de requerir hasta 6 personas a solo 1. Las propuestas sencillas, que antes requerían 30 minutos, ahora se elaboran en 3 minutos. Las propuestas complejas, que antes requerían 90 minutos o más, ahora se elaboran en 10-15 minutos. 5. Quotivity es una de las integraciones más importantes de nuestro ecosistema de HubSpot. La utilizamos a diario, pero nos lleva muy poco tiempo. Y lo que es más importante, HubSpot aprovecha los presupuestos para crear tickets, tareas, facturas, etc. ¡Ahora no podemos trabajar sin ella!

Sinceramente, ninguna. ¡Quotivity ha supuesto una auténtica transformación para nuestro negocio! Tenía una idea clara de cómo quería gestionar nuestras propuestas y contratos. Les expliqué mi idea a Tim y Ashley, de Eternal Works, y ellos me recomendaron la plataforma Quotivity para resolver ese reto. No hay nada igual.

CPQ de HubSpot, una solución rentable (Excelente relación calidad-precio)

Todavía estamos en la fase de implementación, pero la experiencia ha sido muy positiva hasta ahora. La plataforma nos ha permitido contar con un proceso de elaboración de presupuestos mucho más estructurado y automatizado dentro de HubSpot. Hemos podido configurar nuestros paquetes de productos, automatizar los correos electrónicos de presupuestos y las actualizaciones de las fases de las oportunidades, y crear un proceso que resultará mucho más fácil de usar para nuestro equipo de ventas. Una vez que hayamos completado la implantación, esperamos que nos permita ahorrar tiempo, reducir el trabajo manual y ofrecer una experiencia de elaboración de presupuestos más coherente.

La integración nativa con HubSpot, la flexibilidad para configurar la plataforma según las necesidades de nuestra empresa y la capacidad de automatizar partes clave de nuestro proceso de elaboración de presupuestos. Hemos podido crear paquetes de productos, generar correos electrónicos con presupuestos y automatizar las actualizaciones de las fases de las operaciones. El equipo también ha supuesto una gran ventaja: ha sido muy receptivo y ha sido muy fácil trabajar con él durante todo el proceso de incorporación.

Todavía estamos en la fase de implementación, pero no hemos encontrado ningún inconveniente importante. Una de las cosas que nos gustaría es que hubiera un canal oficial para saber en qué funciones se está trabajando o cuáles se han incorporado.