Een baanbrekende tool voor configuratie, prijsbepaling en offerteopstelling

Wij zijn een ontwerp- en ingenieursbureau dat in 2004 is opgericht. Voor elk project stellen we een offerte op maat op, en de manier waarop we dat vroeger deden was vreselijk in vergelijking met hoe we het nu met Quotivity aanpakken. Vóór Quotivity verliep onze offerte-/contractworkflow als volgt: 1. Het bewerken van het tariefoverzicht door maar liefst 3 managers (ontwerpteam, constructieteam en MEP-team). 2. Controle van het honorariumoverzicht door de president/CEO. 3. Bewerking van de offerte/het contract door de administratief medewerker. 4. Controle van de offerte/het contract door de officemanager. 5. Het verzenden van de offerte/het contract als PDF via e-mail door de officemanager. 6. Af en toe het ondertekenen van de offerte/het contract via DocuSign door de officemanager. Als de potentiële klant om wijzigingen vroeg, moest het hele proces worden herhaald. Het proces was tijdrovend en er konden gemakkelijk fouten ontstaan tussen het werkblad en de offerte/overeenkomst. Ook kon er gemakkelijk geld mislopen doordat er iets werd vergeten toe te voegen, en soms waren offertes enigszins inconsistent tussen vergelijkbare projecten (wat problematisch was als het om dezelfde klant ging). Met Quotivity is de workflow teruggebracht tot slechts één persoon. De president/CEO vinkt simpelweg vakjes aan en maakt een paar keuzes uit de dropdown-menu’s om binnen enkele minuten de meest nauwkeurige offerte/overeenkomst op te stellen. Alle klanten ontvangen een zeer gedetailleerde offerte die ze onmiddellijk via DocuSign kunnen ondertekenen, wat de drempel voor hen heeft verlaagd. Wijzigingen zijn heel eenvoudig door te voeren en met één klik is de offerte met de DocuSign-bevestiging verzonden. Quotivity heeft ons proces volledig getransformeerd, waardoor we elke week uren tijd besparen.

1. Quotivity organiseert onze ongeveer 2.000 SKU’s aan professionele diensten in veel beter beheersbare configuraties. 2. Dankzij de collecties, bundels en opties van Quotivity zijn onze offertes veranderd in een eenvoudige checklist – waardoor we niets meer vergeten. Dit zorgt er ook voor dat we winstgevender zijn. 3. Dankzij de grotere gedetailleerdheid in onze Quotivity-offertes en -contracten zijn we genoodzaakt om grondige gesprekken met klanten te voeren over de omvang van de dienstverlening, waardoor beide partijen het volledig eens zijn voordat ze tekenen. 4. Quotivity bespaart ons enorm veel tijd en interne coördinatie. Ons proces is teruggebracht van maar liefst 6 mensen naar 1. Eenvoudige offertes die voorheen 30 minuten in beslag namen, zijn nu in 3 minuten klaar. Complexe offertes die 90 minuten of langer duurden, zijn nu in 10-15 minuten afgerond. 5. Quotivity is een van de meest cruciale integraties in ons HubSpot-ecosysteem. We gebruiken het elke dag, maar het kost ons nauwelijks tijd. Belangrijk is dat HubSpot de offertes gebruikt om tickets, taken, facturen enz. aan te maken. We kunnen nu niet meer zonder!

Eerlijk gezegd: geen enkel nadeel. Quotivity heeft ons bedrijf echt veranderd! Ik had een visie over hoe ik onze offertes en contracten wilde opstellen. Ik heb mijn visie aan Tim en Ashley van Eternal Works uitgelegd en zij hebben het Quotivity-platform aanbevolen om deze uitdaging op te lossen. Er is niets dat hiermee te vergelijken is.

Kosteneffectieve HubSpot CPQ HubSpot (uitstekende prijs-kwaliteitverhouding)

We zitten nog in de implementatiefase, maar de ervaringen zijn tot nu toe zeer positief. Het platform heeft ons een veel gestructureerder en geautomatiseerder offerteproces binnen HubSpot opgeleverd. We hebben onze productbundels kunnen configureren, offerte-e-mails en updates over de fase van de deal kunnen automatiseren, en een proces kunnen opzetten dat voor ons verkoopteam veel gebruiksvriendelijker is. Zodra de implementatie volledig is afgerond, verwachten we dat dit tijd bespaart, handmatig werk vermindert en zorgt voor een consistentere offerte-ervaring.

De ingebouwde HubSpot-integratie, de flexibiliteit om het platform af te stemmen op onze bedrijfsvoering en de mogelijkheid om belangrijke onderdelen van ons offerteproces te automatiseren. We konden productbundels samenstellen, offerte-e-mails genereren en updates over de fase van een deal automatiseren. Ook het team was een groot pluspunt: ze reageerden snel en het was gedurende de hele onboarding prettig samenwerken.

We zitten nog steeds in de implementatiefase, maar we zijn nog niet op grote problemen gestuit. Een punt op onze verlanglijst zou een officieel kanaal zijn waarmee we kunnen zien aan welke functies wordt gewerkt en/of welke functies al zijn geïntroduceerd.