Przełomowe narzędzie do konfiguracji, wyceny i sporządzania ofert

Jesteśmy firmą projektowo-inżynieryjną założoną w 2004 roku. Każdy projekt wymaga indywidualnej oferty, a nasz dotychczasowy sposób pracy w tym zakresie był fatalny w porównaniu z tym, jak radzimy sobie obecnie dzięki Quotivity. Przed wdrożeniem Quotivity nasz proces tworzenia ofert i umów wymagał wykonania następujących czynności: 1. Edycja arkusza kalkulacyjnego opłat przez aż trzech kierowników (zespół projektowy, zespół konstrukcyjny i zespół MEP). 2. Sprawdzanie arkusza rozliczeniowego przez prezesa/dyrektora generalnego. 3. Edytowanie oferty/umowy przez asystenta administracyjnego. 4. Sprawdzanie oferty/umowy przez kierownika biura. 5. Wysyłanie oferty/umowy w formacie PDF i e-mailem przez kierownika biura. 6. Sporadyczne podpisywanie oferty/umowy za pomocą DocuSign przez kierownika biura. Jeśli potencjalny klient prosił o zmiany, cały proces się powtarzał. Był on czasochłonny i podatny na błędy między arkuszem a ofertą/umową. Łatwo było również stracić potencjalne zyski przez zapomnienie o dodaniu jakiejś pozycji, a czasami oferty były nieco niespójne w przypadku podobnych projektów (co stanowiło problem, jeśli dotyczyły one tego samego klienta). Dzięki Quotivity cały proces sprowadza się do pracy jednej osoby. Prezes/dyrektor generalny po prostu zaznacza pola wyboru i dokonuje kilku wyborów z listy rozwijanej, aby w ciągu kilku minut stworzyć najbardziej dokładną ofertę/umowę. Wszyscy klienci otrzymują bardzo szczegółową ofertę, którą mogą natychmiast zaakceptować za pośrednictwem DocuSign, co znacznie ułatwiło im proces. Wprowadzanie zmian jest bardzo proste, a wystarczy jedno kliknięcie, aby wysłać ofertę wraz z potwierdzeniem w DocuSign. Quotivity całkowicie zmieniło nasz proces, oszczędzając nam wiele godzin każdego tygodnia.

1. Quotivity porządkuje nasze około 2 000 pozycji asortymentowych (SKU) usług profesjonalnych, tworząc znacznie łatwiejsze w zarządzaniu konfiguracje. 2. Kolekcje, pakiety i opcje oferowane przez Quotivity przekształciły nasze oferty w prostą listę kontrolną – dzięki czemu mamy pewność, że o niczym nie zapomnimy. To również zwiększa naszą rentowność. 3. Wyższy poziom szczegółowości naszych ofert i umów w Quotivity wymusił konstruktywne rozmowy z klientami na temat zakresu usług, gwarantując, że obie strony są w pełni zgodne przed podpisaniem umowy. 4. Quotivity pozwala nam zaoszczędzić ogromną ilość czasu i ograniczyć koordynację wewnętrzną. Liczba osób zaangażowanych w ten proces zmniejszyła się z aż 6 do 1. Przygotowanie prostych ofert, które wcześniej zajmowało 30 minut, teraz zajmuje zaledwie 3 minuty. Przygotowanie złożonych ofert, które wcześniej zajmowało 90 minut lub dłużej, teraz zajmuje 10–15 minut. 5. Quotivity jest jedną z najważniejszych integracji w naszym ekosystemie HubSpot. Korzystamy z niego codziennie, a zajmuje to bardzo mało czasu. Co istotne, HubSpot wykorzystuje oferty do tworzenia zgłoszeń, zadań, faktur itp. Teraz nie możemy się bez niego obejść!

Szczerze mówiąc, żadne. Quotivity całkowicie zmieniło oblicze naszej firmy! Miałem wizję tego, jak chciałbym przygotowywać nasze oferty i umowy. Opisałem tę wizję Timowi i Ashley z Eternal Works, a oni zaproponowali platformę Quotivity jako rozwiązanie tego wyzwania. Nie ma nic podobnego.

Opłacalne rozwiązanie HubSpot CPQ (doskonały stosunek jakości do ceny)

Wciąż jesteśmy na etapie wdrażania, ale jak dotąd doświadczenia są bardzo pozytywne. Platforma zapewniła nam znacznie bardziej uporządkowany i zautomatyzowany proces tworzenia ofert w ramach HubSpot. Udało nam się skonfigurować nasze pakiety produktów, zautomatyzować wysyłanie e-maili z ofertami oraz aktualizacje dotyczące etapów transakcji, a także stworzyć proces, który będzie znacznie łatwiejszy w obsłudze dla naszego zespołu sprzedaży. Po pełnym wdrożeniu spodziewamy się, że pozwoli to zaoszczędzić czas, ograniczyć pracę ręczną i zapewnić bardziej spójny proces tworzenia ofert.

Wbudowana integracja z HubSpotem, elastyczność w dostosowywaniu platformy do potrzeb naszej firmy oraz możliwość zautomatyzowania kluczowych etapów procesu sporządzania ofert. Udało nam się stworzyć pakiety produktów, generować e-maile z ofertami oraz zautomatyzować aktualizacje statusu transakcji. Dużym atutem był również zespół: przez cały proces wdrażania wykazał się szybką reakcją i łatwością współpracy.

Wciąż jesteśmy na etapie wdrażania, ale nie napotkaliśmy żadnych poważnych problemów. Chcielibyśmy, aby powstał oficjalny kanał informacyjny, dzięki któremu moglibyśmy śledzić, nad jakimi funkcjami trwają prace i/lub które z nich zostały już wprowadzone.