Bei der Zulassung hat ein Bewerber, der ein Formular ausfüllt, dieses oft

bei mehreren Hochschulen ausgefüllt. Diejenige, die es als Erste erhält, hat einen Vorsprung

Vorsprung. Doch die Berater können nicht jeden innerhalb einer

: Sie wählen Nummern, landen auf Anrufbeantwortern, und bis

bis sie sich wieder der Akte zuwenden, hat sich der Bewerber bereits anderweitig entschieden.

Kadi ruft neue Bewerber sofort nach deren Registrierung in HubSpot an, im Durchschnitt

innerhalb einer Viertelstunde. Eine Sprachassistentin nimmt den Anruf entgegen, erfasst ihr Vorhaben

– die angestrebte Ausbildung, das Bildungsniveau, die Frist, die Finanzierungsart

— und schlägt einen Termin mit einem Berater vor, der direkt auf der

Terminbuchungsseite der Schule reserviert wird.

Alles wird in HubSpot erfasst: die Zusammenfassung des Gesprächs, die Qualifizierung,

die Kontaktbewertung, der Status des Anrufs und der im

im Kalender des Beraters.

Ausbildungsberater und Zulassungsbeauftragte wählen keine Nummern mehr. Sie öffnen morgens ihren Kalender

morgens und finden Termine mit bereits qualifizierten Bewerbern, von denen sie

schon vor dem Anruf wissen, wonach diese suchen.

Die Schule behält die Kontrolle über alles: Welche Kontakte angerufen werden, zu welchen

Zeitpunkten, mit welchen Fragen und was Kadi in ihr CRM einträgt. Bei jedem

Anruf kündigt an, dass es sich um eine virtuelle Assistentin handelt, und kein Anruf wird

ohne aufgezeichnete Einwilligung getätigt.