När det gäller antagningar har en sökande som fyller i ett formulär ofta redan fyllt i det

till flera skolor. Den skola som får in ansökan först har ett försprång

försprång. Men studievägledarna hinner inte ringa tillbaka till alla på

: de ringer upp, hamnar på telefonsvarare, och innan

de återvänder till ärendet har den sökande redan valt en annan skola.

Kadi ringer de nya sökande så fort de registreras i HubSpot, i genomsnitt

inom en kvart. En röstassistent tar emot dem, förstår deras planer

— vilken utbildning de siktar på, utbildningsnivå, tidsfrist och finansieringssätt

— och föreslår ett möte med en rådgivare, som bokas direkt på

skolans sida för tidsbokning.

Allt sparas i HubSpot: sammanfattningen av samtalet, kvalificeringen,

kontaktens intresse, samtalets status och det bokade mötet

i rådgivarens kalender.

Utbildningsrådgivare och antagningsansvariga behöver inte längre ringa några samtal. De öppnar sin kalender på

på morgonen och hittar möten med redan kvalificerade sökande, om vilka de

vet vad de söker redan innan de lyfter luren.

Skolan har full kontroll över allt: vilka kontakter som ringas upp, vid vilka

tidpunkter, med vilka frågor och vad Kadi skriver i sitt CRM-system. Varje

samtal meddelar att det är en virtuell assistent, och inget samtal går ut

utan att samtycke har registrerats.