En el proceso de admisión, un candidato que rellena un formulario suele haberlo rellenado

en varias universidades. La que lo reciba primero tiene una ventaja

ventaja. Pero los asesores no pueden llamar a todo el mundo en un

momento: marcan números, se encuentran con buzones de voz y, para cuando

que vuelven al expediente, el candidato ya ha elegido otra opción.

Kadi llama a los nuevos candidatos nada más llegar a HubSpot, de media

en un cuarto de hora. Una asistente de voz se pone en contacto con ellos, comprende su proyecto

— la formación que desean cursar, el nivel de estudios, el plazo y la forma de financiación

— y les propone una cita con un asesor, que se reserva directamente en la

página de reservas de la escuela.

Todo queda registrado en HubSpot: el resumen de la conversación, la calificación,

el interés del contacto, el estado de la llamada y la cita anotada

en la agenda del asesor.

Los asesores de formación y los responsables de admisiones ya no tienen que marcar números de teléfono. Abren su agenda por la

por la mañana y encuentran citas con candidatos ya cualificados, de los que

saben lo que buscan antes incluso de descolgar.

La escuela mantiene el control sobre todo: a qué contactos se llama, a qué

horarios, con qué preguntas y lo que Kadi anota en su CRM. Cada

llamada indica que se trata de una asistente virtual, y ninguna llamada se realiza

sin consentimiento grabado.