Hakumenettelyssä hakija, joka täyttää lomakkeen, on usein täyttänyt sen

useaan oppilaitokseen. Se oppilaitos, joka saa lomakkeen ensimmäisenä, on etulyöntiasemassa

etumatkan. Neuvonantajat eivät kuitenkaan voi soittaa kaikille takaisin

hetkessä: he soittavat numeroihin, päätyvät vastaajaan, ja kun

kun he palaavat hakemuksen pariin, hakija on jo valinnut toisen oppilaitoksen.

Kadi soittaa uusille hakijoille heti, kun he saapuvat HubSpotiin, keskimäärin

neljännesvuorokauden kuluessa. Ääniapu ottaa heihin yhteyttä, selvittää heidän suunnitelmansa

— tavoiteltu koulutus, koulutustaso, määräaika, rahoitustapa

— ja ehdottaa tapaamista neuvonantajan kanssa, joka varataan suoraan

koulun ajanvaraussivulta.

Kaikki tiedot tallentuvat HubSpotiin: keskustelun yhteenveto, hakijan luokitus,

kontaktin kiinnostustaso, puhelun tila ja tapaaminen merkittynä

neuvonantajan kalenteriin.

Koulutusneuvonantajat ja opiskelijavalintavastaavat eivät enää soita numeroita. He avaavat kalenterinsa

ja löytävät tapaamisia jo esivalikoitujen hakijoiden kanssa, joiden

tietävät, mitä he etsivät, ennen kuin nostavat luurin.

Koulu pitää kaiken hallinnassaan: keille yhteyshenkilöille soitetaan, milloin

aikoina, millä kysymyksillä ja mitä Kadi kirjoittaa CRM-järjestelmäänsä. Jokaisessa

puhelussa ilmoitetaan, että kyseessä on virtuaaliassistentti, eikä yhtään puhelua soiteta

ilman kirjallista suostumusta.