Bij de toelatingsprocedure heeft een kandidaat die een formulier invult, dit vaak al

bij meerdere scholen ingevuld. De school die het formulier als eerste ontvangt, heeft een voorsprong

voorsprong. Maar de studieadviseurs kunnen niet iedereen binnen een

: ze bellen nummers, krijgen voicemail te horen, en tegen de tijd

dat ze weer bij het dossier terugkomen, heeft de kandidaat al ergens anders gekozen.

Kadi belt nieuwe kandidaten zodra ze in HubSpot binnenkomen, gemiddeld

binnen een kwartier. Een spraakassistent neemt contact met hen op, begrijpt hun plannen

— de beoogde opleiding, het opleidingsniveau, de deadline, de financieringswijze

— en stelt een afspraak voor met een adviseur, die direct via de

afsprakenpagina van de school.

Alles wordt in HubSpot vastgelegd: de samenvatting van het gesprek, de kwalificatie,

de interesse van de contactpersoon, de status van het gesprek en de afspraak die is

in de agenda van de adviseur.

Opleidingsadviseurs en toelatingsmedewerkers hoeven geen nummers meer te bellen. Ze openen ’s

's ochtends en vinden daar afspraken met reeds gekwalificeerde kandidaten, van wie ze

al weten wat ze zoeken nog voordat ze de hoorn opnemen.

De school houdt alles in de gaten: welke contactpersonen worden gebeld, op welke

tijdstippen, met welke vragen, en wat Kadi in haar CRM noteert. Bij elke

gesprek wordt er aangegeven dat het om een virtuele assistente gaat, en er wordt geen enkel gesprek gevoerd

zonder dat er toestemming is vastgelegd.