Når det gjelder opptak, har en søker som fyller ut et skjema, ofte fylt det ut

til flere skoler. Den skolen som får skjemaet først, har et forsprang

forsprang. Men rådgiverne kan ikke ringe tilbake til alle i løpet av

øyeblikk: de ringer opp, havner på telefonsvarere, og i løpet av den tiden

de kommer tilbake til saken, har søkeren valgt et annet sted.

Kadi ringer de nye søkerne så snart de kommer inn i HubSpot, i gjennomsnitt

innen et kvarter. En stemmeassistent tar kontakt med dem, kartlegger deres planer

— ønsket utdanning, utdanningsnivå, tidsfrist og finansieringsmåte

— og foreslår et møte med en rådgiver, som bookes direkte på

skolens avtalepage.

Alt registreres i HubSpot: sammendraget av samtalen, kvalifiseringen,

kontaktens interesse, statusen på samtalen og avtalen som er lagt inn

i rådgiverens kalender.

Utdanningsrådgivere og opptakssansvarlige ringer ikke lenger. De åpner kalenderen sin om

om morgenen og finner avtaler med allerede kvalifiserte søkere, som de

vet hva de er ute etter før de tar telefonen.

Skolen har full kontroll over alt: hvilke kontakter som ringes opp, når

tidspunkter, med hvilke spørsmål og hva Kadi skriver i CRM-systemet. Hver

samtale annonserer at det er en virtuell assistent, og ingen samtaler går ut

uten at samtykke er registrert.