Beidseitige Kontaktsynchronisierung

In HubSpot angelegte oder geänderte Kontakte werden in Ihrer Buchhaltungs- oder Außendienstsoftware angezeigt und umgekehrt. Vorhandene Kontakte werden zunächst anhand der E-Mail-Adresse und anschließend anhand der Telefonnummer abgeglichen, sodass keine Duplikate entstehen. Wenn Sie einen Firmennamen, eine Telefonnummer oder eine Adresse löschen, wird diese auf beiden Seiten gelöscht, und Sie können festlegen, welches System bei Änderungen den Vorrang hat.

Rechnungen, die mit Ihrer Buchhaltung im Einklang stehen

Rechnungen werden zwischen HubSpot und Ihrer Buchhaltungssoftware in beide Richtungen übertragen – für den richtigen Kontakt, mit denselben Positionen und demselben Gesamtbetrag. Der Status ändert sich nur in eine Richtung: „Gesendet“ wird zu „Offen“, „Bezahlt“ wird zu „Bezahlt“, „Storniert“ wird zu „Storniert“, und eine beglichene Rechnung wird niemals wieder geöffnet. Sie legen fest, wann eine Rechnung übertragen wird: bei der Erstellung, beim Versenden, bei Zahlungsverzug oder bei Zahlung.

Zahlungen, die Rechnungen als bezahlt kennzeichnen

Wurde die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware ganz oder teilweise beglichen? Die HubSpot-Rechnung erhält eine Zahlung in genau der Höhe des neu gezahlten Betrags, sodass HubSpot sie als beglichen markiert, sobald keine ausstehenden Beträge mehr vorhanden sind. Eine in HubSpot beglichene Rechnung wird in Ihrer Buchhaltung als Zahlung erfasst, und eine Zahlung wird niemals doppelt verbucht.

Gewonnene Aufträge werden zu Rechnungsentwürfen

Sobald ein Geschäft in HubSpot abgeschlossen wird, wird in Ihrer Buchhaltungssoftware für denselben Kontakt ein Rechnungsentwurf erstellt, der auf den Tag des Geschäftsabschlusses datiert ist und den Geschäftsbetrag enthält. Ihr Kunde erhält nichts, bis Sie die Rechnung versenden. Optional wird das Geschäft, sobald die Rechnung bezahlt ist, in eine von Ihnen festgelegte Abschlussphase verschoben, beispielsweise „Bezahlt“.

Gewonnene Aufträge werden zu Arbeitsplätzen vor Ort

HubSpot-Deals werden in Ihrer Außendienstsoftware zu Aufträgen und in Ihrer Foto-App zu Projekten für denselben Kunden, wobei offene Deals zunächst als Anfragen eingehen können. Legen Sie fest, welche Deals übernommen werden sollen – beispielsweise nur die gewonnenen. Ein verlorener Deal wird nie angelegt, und ein aus einem Deal erstellter Auftrag ist mit der entsprechenden Anfrage verknüpft.

Zitate aus Ihren Büchern werden zu „Deals“

Ein aus Ihrer Buchhaltungssoftware gesendetes Angebot erstellt ein HubSpot-Geschäft für denselben Kontakt in Ihrer ersten Pipeline, wobei der Gesamtbetrag des Angebots als Betrag übernommen wird. Das Geschäft folgt dann dem Angebot: Bei Annahme wird es in den Status „gewonnen“ verschoben, bei Ablehnung oder Ablauf in den Status „verloren“. Angebotsentwürfe werden nie weitergeleitet.

Zahlende Kunden, die als „Kunde“ gekennzeichnet sind

Wenn Ihre andere Software anzeigt, dass ein Kontakt bezahlt hat, wechselt der HubSpot-Kontakt in die Lebenszyklusphase „Kunde“, sodass Ihre Listen und Workflows wissen, wer gekauft hat. Der Wechsel erfolgt nur in eine höhere Phase: Ein Kontakt, der sich bereits in der Phase „Kunde“, „Evangelist“ oder einer von Ihnen hinzugefügten Phase befindet, bleibt unverändert. Sie können auch nur Kunden oder nur Leads versenden.