Synchronisatie van contacten in beide richtingen

Contacten die in HubSpot zijn aangemaakt of gewijzigd, verschijnen in uw boekhoud- of buitendienstsoftware, en omgekeerd. Bestaande contacten worden eerst op e-mailadres en vervolgens op telefoonnummer gekoppeld, zodat er geen dubbele vermeldingen ontstaan. Een bedrijf, telefoonnummer of adres dat u verwijdert, wordt aan beide kanten verwijderd, en u kunt zelf bepalen welk systeem de leiding heeft wanneer beide worden gewijzigd.

Facturen die aansluiten op uw boekhouding

Facturen worden in beide richtingen uitgewisseld tussen HubSpot en je boekhoudsoftware, gekoppeld aan de juiste contactpersoon, met dezelfde regelitems en hetzelfde totaalbedrag. De status verandert alleen in de juiste richting: ‘verzonden’ wordt ‘openstaand’, ‘betaald’ wordt ‘betaald’, ‘geannuleerd’ wordt ‘geannuleerd’ en een afgewikkelde factuur wordt nooit opnieuw geopend. Je bepaalt zelf wanneer een factuur wordt verzonden: bij het aanmaken, bij het verzenden, bij achterstand of bij betaling.

Betalingen waarmee facturen als betaald worden gemarkeerd

Is de factuur in uw boekhoudsoftware geheel of gedeeltelijk betaald? De HubSpot-factuur wordt verwerkt voor precies het bedrag dat zojuist is betaald, dus HubSpot markeert deze als betaald zodra er geen openstaand bedrag meer is. Een in HubSpot betaalde factuur wordt een betaling in uw boekhouding, en een betaling wordt nooit dubbel geregistreerd.

Gesloten overeenkomsten worden conceptfacturen

Zodra een deal in HubSpot is binnengehaald, wordt er in je boekhoudsoftware een conceptfactuur aangemaakt voor dezelfde contactpersoon, gedateerd op de dag waarop de deal is binnengehaald, voor het bedrag van de deal. Je klant ontvangt niets totdat je de factuur verstuurt. Optioneel kan de deal, zodra die factuur is betaald, worden verplaatst naar een door jou gekozen status voor ‘binnengehaalde deals’, zoals ‘Betaald’.

Binnengehaalde opdrachten leiden tot banen in het veld

HubSpot-deals worden omgezet in opdrachten in je field service-software en in projecten in je foto-app, voor dezelfde klant, en openstaande deals kunnen eerst als verzoeken binnenkomen. Kies welke deals worden overgenomen, bijvoorbeeld alleen de gewonnen deals. Er wordt nooit een verloren deal aangemaakt, en een opdracht die uit een deal is gemaakt, is gekoppeld aan het bijbehorende verzoek.

Citaten uit je boeken worden ‘Deals’

Een offerte die vanuit je boekhoudsoftware wordt verzonden, creëert een HubSpot-deal voor dezelfde contactpersoon in je eerste pijplijn, waarbij het totaalbedrag van de offerte als bedrag wordt gebruikt. De deal volgt vervolgens het verloop van de offerte: bij ‘geaccepteerd’ wordt deze verplaatst naar ‘gewonnen’, bij ‘afgewezen’ of ‘verlopen’ naar ‘verloren’. Conceptoffertes worden nooit doorgestuurd.

Betalende klanten gemarkeerd als ‘Klant’

Wanneer je andere software aangeeft dat een contactpersoon heeft betaald, wordt de HubSpot-contactpersoon verplaatst naar de levenscyclusfase ‘Klant’, zodat je lijsten en workflows weten wie er iets heeft gekocht. Het proces verloopt alleen in de voorwaartse richting: een contactpersoon die zich al in de fase ‘Klant’, ‘Evangelist’ of een door jou toegevoegde fase bevindt, blijft ongewijzigd. Je kunt ook alleen klanten of alleen leads versturen.