Synchronisation bidirectionnelle des contacts

Les contacts créés ou modifiés dans HubSpot apparaissent dans votre logiciel de comptabilité ou de gestion des interventions sur site, et inversement. Les contacts existants sont mis en correspondance d’abord par e-mail, puis par numéro de téléphone, afin d’éviter toute duplication. Une entreprise, un numéro de téléphone ou une adresse que vous supprimez est supprimée des deux côtés, et c’est vous qui choisissez quel système fait autorité lorsque les deux sont modifiés.

Des factures en parfaite adéquation avec votre comptabilité

Les factures circulent dans les deux sens entre HubSpot et votre logiciel de comptabilité, en étant associées au bon contact, avec les mêmes lignes et le même montant total. Le statut évolue uniquement vers l'avant : « envoyée » devient « en attente », « payée » devient « payée », « annulée » devient « annulée », et une facture réglée n'est jamais réouverte. Vous choisissez à quel moment une facture est transférée : lors de sa création, de son envoi, lorsqu'elle est en retard ou lorsqu'elle est payée.

Paiements marquant les factures comme « payées »

A-t-elle été réglée, en totalité ou en partie, dans votre logiciel de comptabilité ? La facture HubSpot est créditée du montant exact qui vient d’être versé ; HubSpot la marque donc comme « payée » dès qu’il n’y a plus d’arriéré. Une facture payée dans HubSpot devient un paiement dans votre comptabilité, et un paiement n’apparaît jamais deux fois.

Les contrats remportés sont transformés en projets de facture

Dès qu'une opportunité est remportée dans HubSpot, un projet de facture est généré dans votre logiciel de comptabilité pour le même contact, daté du jour où l'opportunité a été remportée, et correspondant au montant de l'opportunité. Aucun document n'est envoyé à votre client tant que vous ne l'avez pas envoyé. Si vous le souhaitez, une fois cette facture réglée, l'opportunité passe à un statut de « remportée » de votre choix, tel que « Payée ».

Les contrats remportés se traduisent par des emplois sur le terrain

Les opportunités HubSpot se transforment en interventions dans votre logiciel de gestion des services sur le terrain et en projets dans votre application photo, pour le même client ; les opportunités en cours peuvent d'abord apparaître sous forme de demandes. Choisissez quelles opportunités sont transférées, par exemple uniquement celles remportées. Une opportunité perdue n'est jamais créée, et une intervention créée à partir d'une opportunité renvoie vers la demande correspondante.

Les citations tirées de vos livres deviennent des offres

Un devis envoyé depuis votre logiciel de comptabilité crée une opportunité HubSpot pour le même contact dans votre premier pipeline, avec le montant total du devis comme valeur. L'opportunité suit ensuite le statut du devis : si celui-ci est accepté, elle passe à « gagnée » ; s'il est refusé ou a expiré, elle passe à « perdue ». Les devis en brouillon ne sont jamais transférés.

Clients payants marqués comme « Client »

Lorsque votre autre logiciel indique qu'un contact a effectué un paiement, le contact HubSpot passe à l'étape « Client » du cycle de vie, ce qui permet à vos listes et à vos workflows d'identifier les acheteurs. Ce processus ne s'applique que dans un sens : un contact se trouvant déjà à l'étape « Client », « Ambassadeur » ou à une étape que vous avez ajoutée reste inchangé. Vous pouvez également choisir d'envoyer uniquement des clients ou uniquement des prospects.