Synkronisering af kontakter i begge retninger

Kontakter, der oprettes eller redigeres i HubSpot, vises i dit regnskabs- eller feltjenestesystem, og omvendt. Eksisterende kontakter matches først efter e-mail og derefter efter telefonnummer, så der ikke opstår dubletter. Hvis du sletter en virksomhed, et telefonnummer eller en adresse, slettes den på begge sider, og du vælger selv, hvilket system der er det primære, når begge ændres.

Fakturaer, der stemmer overens med dit regnskab

Fakturaer sendes frem og tilbage mellem HubSpot og dit regnskabsprogram, knyttet til den rigtige kontaktperson, med de samme linjer og det samme samlet beløb. Status ændres kun fremad: »sendt« er »åben«, »betalt« er »betalt«, »annulleret« er »annulleret«, og en afregnet faktura genåbnes aldrig. Du vælger selv, hvornår en faktura skal sendes: når den oprettes, sendes, er forfalden eller er betalt.

Betalinger, der markerer fakturaer som betalte

Er den betalt i dit regnskabsprogram, helt eller delvist? HubSpot-fakturaen registreres som betalt for præcis det beløb, der netop er betalt, så HubSpot markerer den som betalt, så snart der ikke længere er noget udestående. En faktura, der er betalt i HubSpot, bliver registreret som en betaling i dit regnskab, og en betaling optræder aldrig to gange.

Indgåede aftaler bliver til udkast til fakturaer

I det øjeblik en aftale vinder i HubSpot, oprettes der et fakturaudkast i dit regnskabsprogram for den pågældende kontaktperson, dateret den dag, aftalen blev vundet, og med aftalens beløb. Der sendes intet til din kunde, før du selv sender det. Når fakturaen er betalt, kan aftalen eventuelt flyttes til en vundet fase, som du selv vælger, f.eks. »Betalt«.

Vundne kontrakter bliver til job i marken

HubSpot-aftaler bliver til opgaver i din feltjenestesoftware og til projekter i din fotoapp for den samme kunde, og åbne aftaler kan først dukke op som anmodninger. Vælg, hvilke aftaler der skal overføres – for eksempel kun de vundne. Der oprettes aldrig en tabt aftale, og en opgave, der oprettes ud fra en aftale, linker tilbage til den tilhørende anmodning.

Citater fra dine bøger bliver til aftaler

Et tilbud, der sendes fra dit regnskabsprogram, opretter en HubSpot-aftale for den samme kontakt i din første pipeline, hvor tilbudsbeløbet angives som beløb. Aftalen følger derefter tilbuddet: hvis den accepteres, flyttes den til »vundet«, hvis den afvises eller udløber, flyttes den til »tabt«. Udkast til tilbud overføres aldrig.

Betalende kunder, der er markeret som »Kunde«

Når dit andet program angiver, at en kontakt har betalt, flyttes HubSpot-kontakten til livscyklusfasen »Kunde«, så dine lister og arbejdsgange ved, hvem der har købt. Flytningen sker kun fremad: En kontakt, der allerede befinder sig i fasen »Kunde«, »Evangelist« eller en fase, du selv har tilføjet, forbliver uændret. Du kan også vælge kun at sende kunder eller kun leads.