Das Compliance-Risiko

Das britische Information Commissioner’s Office (ICO) verhängt gemäß PECR Bußgelder für unerwünschte Werbeanrufe an Telefonnummern, die in den Registern des Telephone Preference Service (TPS) und des Corporate TPS (CTPS) aufgeführt sind. Die Strafen belaufen sich auf mehrere hunderttausend Pfund pro Verstoß. Vertriebs- und Outbound-Teams müssen jede Telefonnummer überprüfen, bevor sie gewählt wird, und diese Überprüfung muss aktuell, dokumentiert und nachprüfbar sein.

Der Status quo funktioniert für die meisten Teams nicht

Manuelle Überprüfungen in Tabellenkalkulationen lassen neue Einträge in den Registern außer Acht. Generische Tools zur Telefonvalidierung verstehen die britischen Vorschriften nicht. Aktuelle Lösungen führen nur nächtliche Batch-Verarbeitungen durch und schreiben einen einzigen kombinierten Status in jeden Datensatz. Nichts davon passt zu einem schnell agierenden Vertriebsteam, das um 9 Uhr Leads importiert und um 9:15 Uhr mit dem Wählen beginnt.

Was TPSClear in HubSpot leistet

TPSClear ist eine App zur Einhaltung der britischen TPS- und CTPS-Vorschriften für HubSpot-Kontakte und -Unternehmen. Sobald sich eine Telefonnummer in einem Datensatz ändert, gleicht TPSClear diese mit den aktuellen Registern des Telephone Preference Service und des Corporate TPS ab und schreibt das Ergebnis in ein Statusfeld des Datensatzes. Das Ergebnis lautet entweder „Clean“, „TPS-gelistet“, „CTPS-gelistet“ oder „Unbekannt“ (nicht geprüft). Diese Eigenschaft ist ein normales HubSpot-Feld, sodass Sie Listen filtern, Workflows verzweigen, die Registrierung für Sequenzen steuern und Berichte darüber erstellen können wie bei jedem anderen Feld auch.

In Echtzeit, keine nächtlichen Batch-Verarbeitungen

TPSClear abonniert die Kontakt- und Unternehmens-Webhooks von HubSpot. Wenn der Vertrieb oder RevOps eine Nummer bearbeitet, wenn ein Formular eingereicht wird oder wenn eine Integration in das Telefonfeld schreibt, wird das Ergebnis innerhalb von Sekunden aktualisiert. Außerdem läuft zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt (Sie wählen die UTC-Stunde in den Einstellungen aus) ein täglicher Nachhollauf, der alle Daten erfasst, die außerhalb des Echtzeit-Prozesses importiert oder in Massenbearbeitung geändert wurden. Es gibt kein „Warten bis morgen früh, um zu erfahren, ob Sie diesen Lead anrufen können“.

Eine Status-Eigenschaft pro Telefonnummernfeld

Echte HubSpot-Portale enthalten mehr als eine Telefonnummer pro Datensatz (Telefon, Handy, Fax, „hs_additional_phones“, benutzerdefinierte Eigenschaften für Direktanschlüsse oder Dienstnummern). TPSClear ordnet jede Telefoneigenschaft einer eigenen Statuseigenschaft zu, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Nummer sicher ist und welche nicht. Sie konfigurieren die Zuordnungen auf der TPSClear-Einstellungsseite; Standardwerte werden bei der Installation vorbelegt.

Audit-Trail zur Erfüllung der PECR-Sorgfaltspflicht

TPSClear führt eine Überprüfung über DMA-lizenzierte Listensäuberungsdienste durch, die im Rahmen des TPSL-Listensäuberungsprogramms der DMA arbeiten – ein Verfahren, das die ICO als Nachweis der Sorgfaltspflicht gemäß PECR anerkennt. Der von TPSClear für jeden Datensatz erstellte, mit einem Zeitstempel versehene Prüfpfad dient als Nachweis, auf den Sie verweisen können, falls Sie jemals nachweisen müssen, dass Sie eine Nummer vor dem Anruf überprüft haben.