Het nalevingsrisico

Het Britse Information Commissioner's Office (ICO) legt op grond van de PECR boetes op voor ongevraagde marketinggesprekken naar telefoonnummers die zijn opgenomen in de registers van de Telephone Preference Service (TPS) en de Corporate TPS (CTPS). De boetes kunnen oplopen tot honderdduizenden ponden per overtreding. Verkoop- en outboundteams moeten elk telefoonnummer screenen voordat het wordt gebeld, en die screening moet actueel, gedocumenteerd en controleerbaar zijn.

De huidige werkwijze werkt voor de meeste teams niet

Handmatige controles via spreadsheets missen nieuwe toevoegingen aan de registers. Algemene tools voor telefoonnummervalidatie begrijpen de Britse regelgeving niet. Huidige oplossingen voeren alleen 's nachts batchverwerkingen uit en schrijven één gecombineerde status naar elk record. Dat past allemaal niet bij een snel werkend verkoopteam dat om 9.00 uur leads importeert en om 9.15 uur begint met bellen.

Wat TPSClear doet binnen HubSpot

TPSClear is een app voor naleving van de Britse TPS- en CTPS-regelgeving voor HubSpot-contacten en -bedrijven. Zodra een telefoonnummer in een record verandert, toetst TPSClear dit aan de live registers van de Telephone Preference Service en Corporate TPS en schrijft het resultaat naar een statusveld in het record. De uitkomst is ‘Clean’, ‘TPS-listed’, ‘CTPS-listed’ of ‘Unknown’ (niet gescreend). Deze eigenschap is een normaal HubSpot-veld, dus je kunt er lijsten mee filteren, workflows vertakken, de inschrijving voor sequenties beperken en er rapporten over maken, net als bij elk ander veld.

Realtime, geen batches die 's nachts worden verwerkt

TPSClear is geabonneerd op de contact- en bedrijfswebhooks van HubSpot. Wanneer Sales of RevOps een nummer wijzigt, wanneer een ingevuld formulier binnenkomt of wanneer een integratie gegevens naar het telefoonnummerveld schrijft, wordt de status binnen enkele seconden bijgewerkt. Er wordt ook dagelijks een backfill-sweep uitgevoerd op een door jou gekozen tijdstip (je kiest het UTC-uur in de instellingen) en deze vangt alles op wat buiten het realtime-traject is geïmporteerd of in bulk is bewerkt. Je hoeft niet te wachten tot morgenochtend om te weten of je deze lead kunt bellen.

Eén statuskenmerk per telefoonveld

Echte HubSpot-portals bevatten meer dan één telefoonnummer per record (telefoon, mobiel, fax, hs_additional_phones, aangepaste eigenschappen voor directe lijnen of zakelijke nummers). TPSClear koppelt elke telefooneigenschap aan een eigen statuseigenschap, zodat je in één oogopslag kunt zien welk nummer veilig is en welk niet. Je configureert de toewijzingen op de instellingenpagina van TPSClear; de standaardinstellingen worden bij de installatie ingesteld.

Audittrail opgebouwd voor PECR-due diligence

TPSClear screent via door de DMA erkende lijstopschoningsdiensten, die opereren onder het TPSL-lijstopschoningsprogramma van de DMA – de methode die de ICO erkent als bewijs van due diligence onder de PECR. Het audittraject met tijdstempels dat TPSClear voor elk record genereert, is het bewijs waarnaar u kunt verwijzen als u ooit moet aantonen dat u een nummer hebt gescreend voordat u het belde.