Ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów

Brytyjski Urząd Komisarza ds. Informacji (ICO) nakłada grzywny na mocy przepisów PECR za niechciane połączenia marketingowe na numery telefoniczne znajdujące się w rejestrach Telephone Preference Service (TPS) i Corporate TPS (CTPS). Kary sięgają setek tysięcy funtów za każde naruszenie. Zespoły sprzedaży i obsługi klienta muszą sprawdzać każdy numer telefonu przed jego wybraniem, a weryfikacja ta musi być aktualna, udokumentowana i podlegająca audytowi.

Obecna sytuacja nie sprawdza się w przypadku większości zespołów

Ręczne sprawdzanie w arkuszach kalkulacyjnych nie uwzględnia nowych wpisów w rejestrach. Ogólne narzędzia do weryfikacji numerów telefonicznych nie uwzględniają brytyjskiego systemu regulacyjnego. Obecne rozwiązania działają wyłącznie w trybie wsadowym w nocy i zapisują jeden zbiorczy status dla każdego wpisu. Żadne z tych rozwiązań nie pasuje do dynamicznego zespołu sprzedaży, który importuje potencjalnych klientów o 9:00 rano i rozpoczyna dzwonienie o 9:15.

Jak działa TPSClear w HubSpot

TPSClear to aplikacja zapewniająca zgodność z brytyjskimi rejestrami TPS i CTPS dla kontaktów i firm w HubSpot. W momencie zmiany numeru telefonu w rekordzie TPSClear sprawdza go w aktualnych rejestrach Telephone Preference Service i Corporate TPS, a następnie zapisuje wynik w polu statusu danego rekordu. Wynik to jedna z następujących wartości: „Czysty”, „Wpisany do TPS”, „Wpisany do CTPS” lub „Nieznany” (niezweryfikowany). Ta właściwość jest zwykłym polem w HubSpot, więc można na jej podstawie filtrować listy, rozgałęziać przepływy pracy, kontrolować rejestrację w sekwencjach oraz tworzyć raporty, tak jak w przypadku każdego innego pola.

W czasie rzeczywistym, a nie w nocnych partiach

TPSClear subskrybuje webhooki kontaktów i firm w HubSpot. Gdy dział sprzedaży lub RevOps edytuje numer, gdy wpływa zgłoszenie z formularza lub gdy integracja zapisuje dane w polu numeru telefonu, wynik weryfikacji aktualizuje się w ciągu kilku sekund. Codzienna operacja uzupełniania danych odbywa się również o wybranej przez Ciebie porze (w ustawieniach wybierasz godzinę UTC) i uwzględnia wszystko, co zostało zaimportowane lub poddane edycji zbiorczej poza ścieżką w czasie rzeczywistym. Nie ma już sytuacji typu „poczekaj do jutra rano, aby dowiedzieć się, czy możesz zadzwonić do tego potencjalnego klienta”.

Jedna właściwość statusu na każde pole numeru telefonu

Prawdziwe portale HubSpot zawierają więcej niż jeden numer telefonu na rekord (telefon, telefon komórkowy, faks, hs_additional_phones, właściwości niestandardowe dla linii bezpośrednich lub numerów służbowych). TPSClear mapuje każdą właściwość numeru telefonu na własną właściwość statusu, dzięki czemu można od razu stwierdzić, który numer jest bezpieczny, a który nie. Mapowania konfiguruje się na stronie ustawień TPSClear; wartości domyślne są wprowadzane podczas instalacji.

Ścieżka audytu stworzona z myślą o należytym staranności zgodnie z PECR

TPSClear sprawdza numery za pomocą licencjonowanych przez DMA usług czyszczenia list, które działają w ramach programu czyszczenia list TPSL DMA – jest to metoda uznawana przez ICO za dowód zachowania należytej staranności zgodnie z PECR. Ścieżka audytu z oznaczeniem czasu, którą TPSClear generuje dla każdego rekordu, stanowi dowód, na który można się powołać, jeśli kiedykolwiek zajdzie potrzeba wykazania, że numer został sprawdzony przed nawiązaniem połączenia.