Le risque de non-conformité

Au Royaume-Uni, le Bureau du commissaire à l'information (ICO) inflige des amendes en vertu du PECR en cas d'appels commerciaux non sollicités vers des numéros de téléphone figurant dans les registres du Telephone Preference Service (TPS) et du Corporate TPS (CTPS). Les sanctions peuvent s'élever à plusieurs centaines de milliers de livres sterling par infraction. Les équipes commerciales et de prospection doivent vérifier chaque numéro de téléphone avant de l’appeler, et cette vérification doit être à jour, consignée et vérifiable.

Le statu quo ne convient pas à la plupart des équipes

Les vérifications manuelles sur tableur ne permettent pas de repérer les nouveaux ajouts aux registres. Les outils génériques de validation des numéros de téléphone ne tiennent pas compte du cadre réglementaire britannique. Les solutions actuelles n’effectuent que des traitements par lots pendant la nuit et attribuent un statut unique et global à chaque enregistrement. Aucune de ces méthodes ne convient à une équipe commerciale dynamique qui importe des prospects à 9 h et commence à passer des appels à 9 h 15.

Ce que fait TPSClear au sein de HubSpot

TPSClear est une application de conformité aux registres TPS et CTPS britanniques pour les contacts et les entreprises HubSpot. Dès qu’un numéro de téléphone est modifié dans un enregistrement, TPSClear le vérifie par rapport aux registres en temps réel du Telephone Preference Service et du Corporate TPS, puis enregistre le résultat dans un champ de statut de l’enregistrement. Le verdict est l’un des suivants : « Clean » (valide), « TPS-listed » (inscrit au TPS), « CTPS-listed » (inscrit au CTPS) ou « Unknown » (inconnu, non vérifié). Cette propriété est un champ HubSpot standard ; vous pouvez donc filtrer des listes, créer des branchements dans les workflows, contrôler l’inscription à des séquences et générer des rapports à son sujet comme pour n’importe quel autre champ.

En temps réel, pas par lots pendant la nuit

TPSClear est abonné aux webhooks « Contact » et « Entreprise » de HubSpot. Lorsqu’une équipe commerciale ou RevOps modifie un numéro, lorsqu’un formulaire est soumis ou lorsqu’une intégration met à jour le champ « Téléphone », le verdict est mis à jour en quelques secondes. Un balayage quotidien de rattrapage s’exécute également à l’heure de votre choix (vous sélectionnez l’heure UTC dans les paramètres) et capture toutes les données importées ou modifiées en masse en dehors du flux en temps réel. Plus besoin d’« attendre demain matin pour savoir si vous pouvez appeler ce prospect ».

Une propriété de statut par champ de numéro de téléphone

Les portails HubSpot réels comportent plusieurs numéros de téléphone par enregistrement (téléphone, mobile, fax, hs_additional_phones, propriétés personnalisées pour les lignes directes ou les numéros professionnels). TPSClear associe chaque propriété de numéro de téléphone à sa propre propriété de statut, ce qui vous permet de savoir d’un seul coup d’œil quel numéro est valide et lequel ne l’est pas. Vous configurez ces mappages sur la page des paramètres de TPSClear ; les valeurs par défaut sont prédéfinies lors de l’installation.

Piste d’audit conçue pour la diligence raisonnable au titre du PECR

TPSClear effectue ses filtres via des services de nettoyage de listes agréés par la DMA, qui opèrent dans le cadre du programme TPSL de la DMA, la méthode reconnue par l’ICO comme preuve de diligence raisonnable au titre du PECR. La piste d’audit horodatée que TPSClear génère pour chaque enregistrement constitue la preuve à présenter si vous devez un jour démontrer que vous avez vérifié un numéro avant de l’appeler.