コンプライアンス・リスク

英国情報コミッショナー事務局（ICO）は、PECRに基づき、電話優先サービス（TPS）および法人向けTPS（CTPS）の登録番号への未承諾の営業電話に対して罰金を科しています。違反1件あたり数十万ポンドに及ぶ罰金が科されることがあります。 営業チームやアウトバウンドチームは、電話をかける前にすべての電話番号をスクリーニングする必要があり、そのスクリーニングは最新の状態であり、記録に残され、監査可能なものでなければなりません。

現状の方法は、ほとんどのチームにとって機能していません

手動でのスプレッドシートによる確認では、登録リストに新たに追加された番号を見逃してしまいます。汎用的な電話番号検証ツールは、英国の規制体制を理解していません。現在のソリューションは、夜間の一括処理のみを実行し、各レコードに単一の統合ステータスを書き込むだけです。午前9時にリードをインポートし、9時15分から発信を開始するような、動きの速い営業チームには、これらはいずれも適していません。

HubSpot内でTPSClearが果たす役割

TPSClearは、HubSpotの連絡先および企業レコード向けに設計された、英国のTPSおよびCTPSコンプライアンスアプリです。レコード上の電話番号が変更された瞬間、TPSClearはリアルタイムの「テレフォン・プリファレンス・サービス（TPS）」および「コーポレートTPS（CTPS）」登録リストと照合し、その結果をレコードのステータスプロパティに書き込みます。 判定結果は、「クリーン」、「TPS登録済み」、「CTPS登録済み」、または「不明（スクリーニング未実施）」のいずれかとなります。このプロパティは通常のHubSpotフィールドであるため、他のフィールドと同様に、リストのフィルタリング、ワークフローの分岐、シーケンスへの登録制限、レポート作成などに利用できます。

リアルタイム処理、夜間バッチ処理ではありません

TPSClearは、HubSpotの連絡先および企業のWebhookを購読しています。営業部門やRevOpsが電話番号を編集したとき、フォームの送信があったとき、または連携機能によって電話番号フィールドにデータが書き込まれたとき、判定結果は数秒以内に更新されます。 また、毎日、指定した時刻（設定でUTCの時間を指定）にバックフィル処理が実行され、リアルタイム処理の対象外となったインポートや一括編集のデータをすべて捕捉します。「この見込み客に電話してもよいかどうかを、翌朝まで待たなければならない」といったことはありません。

電話番号フィールドごとに1つのステータスプロパティ

実際のHubSpotポータルでは、1つのレコードにつき複数の電話番号（phone、mobilephone、fax、hs_additional_phones、直通番号や勤務先番号用のカスタムプロパティ）が保持されています。TPSClearは、各電話番号プロパティを独自のステータスプロパティにマッピングするため、どの番号が安全で、どの番号が安全でないかを一目で判断できます。 マッピングの設定はTPSClearの設定ページで行います。デフォルト設定はインストール時に初期設定されます。

PECRのデューデリジェンスに対応した監査証跡

TPSClearは、DMAのTPSLリストクリーナープログラムの下で運営されるDMA認可のリストクリーニングサービスを通じて番号のスクリーニングを行います。この方法は、ICOがPECRに基づくデューデリジェンスの証拠として認めているものです。 TPSClearが各レコードに対して生成するタイムスタンプ付きの監査証跡は、電話をかける前にその番号をスクリーニングしたことを証明する必要が生じた際に提示できる証拠となります。