Il rischio di non conformità

L'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito infligge multe ai sensi del PECR per le chiamate di marketing non richieste effettuate a numeri di telefono presenti nei registri del Telephone Preference Service (TPS) e del Corporate TPS (CTPS). Le sanzioni possono ammontare a centinaia di migliaia di sterline per ogni violazione. I team di vendita e di outbound devono vagliare ogni numero di telefono prima di comporlo, e tale vagliatura deve essere aggiornata, documentata e verificabile.

Lo status quo non funziona per la maggior parte dei team

I controlli manuali sui fogli di calcolo non rilevano le nuove aggiunte ai registri. Gli strumenti generici di convalida dei numeri di telefono non tengono conto del quadro normativo del Regno Unito. Le soluzioni attuali eseguono solo elaborazioni batch notturne e assegnano un unico stato combinato a ciascun record. Nulla di tutto ciò è adatto a un team di vendita dinamico che importa i lead alle 9:00 e inizia a chiamare alle 9:15.

Cosa fa TPSClear all’interno di HubSpot

TPSClear è un’app per la conformità ai registri TPS e CTPS del Regno Unito per i contatti e le aziende di HubSpot. Nel momento in cui un numero di telefono cambia in un record, TPSClear lo verifica confrontandolo con i registri in tempo reale del Telephone Preference Service e del Corporate TPS e scrive il risultato in una proprietà di stato del record. Il verdetto può essere “Pulito”, “Inserito nel TPS”, “Inserito nel CTPS” o “Sconosciuto” (non verificato). Tale proprietà è un normale campo di HubSpot, quindi è possibile filtrare elenchi, ramificare flussi di lavoro, limitare l’iscrizione alle sequenze e generare report su di essa come qualsiasi altra.

In tempo reale, non con elaborazioni in batch notturne

TPSClear si abbona ai webhook relativi a contatti e aziende di HubSpot. Quando il reparto vendite o RevOps modifica un numero, quando viene inviato un modulo o quando un’integrazione scrive nel campo del numero di telefono, il verdetto si aggiorna in pochi secondi. Viene inoltre eseguita una scansione di recupero giornaliera all’ora da te scelta (selezioni l’ora UTC nelle impostazioni) che rileva tutto ciò che è stato importato o modificato in blocco al di fuori del percorso in tempo reale. Non c’è bisogno di “aspettare fino a domani mattina per sapere se puoi chiamare questo lead”.

Una proprietà di stato per ogni campo «telefono»

I portali HubSpot reali contengono più di un numero di telefono per record (telefono, cellulare, fax, hs_additional_phones, proprietà personalizzate per linee dirette o numeri di lavoro). TPSClear associa ogni proprietà telefonica a una propria proprietà di stato, in modo da poter capire a colpo d’occhio quale numero è sicuro e quale no. Le mappature si configurano nella pagina delle impostazioni di TPSClear; i valori predefiniti vengono inseriti al momento dell’installazione.

Registro di controllo creato per la due diligence ai sensi del PECR

TPSClear effettua il filtraggio tramite servizi di pulizia delle liste autorizzati dalla DMA, che operano nell’ambito del programma TPSL della DMA per la pulizia delle liste, la procedura riconosciuta dall’ICO come prova di due diligence ai sensi del PECR. La traccia di audit con data e ora che TPSClear genera per ogni record costituisce la prova da presentare qualora si dovesse dimostrare di aver verificato un numero prima di chiamarlo.