규정 준수 위험

영국 정보위원회(ICO)는 전화 선호 서비스(TPS) 및 기업용 TPS(CTPS) 등록부에 등재된 전화번호로 원치 않는 마케팅 전화를 거는 행위에 대해 PECR에 따라 과태료를 부과합니다. 위반 건당 과태료는 수십만 파운드에 달합니다. 영업 및 아웃바운드 팀은 전화를 걸기 전에 모든 전화번호를 사전 검토해야 하며, 이러한 검토는 최신 정보를 반영하고, 기록에 남아 있어야 하며, 감사 가능해야 합니다.

현재 방식은 대부분의 팀에 적합하지 않습니다

수동 스프레드시트 확인 방식으로는 등록부에 새로 추가된 번호를 놓치기 쉽습니다. 일반적인 전화번호 검증 도구는 영국의 규제 체계를 제대로 반영하지 못합니다. 현재 솔루션들은 야간 일괄 처리만 수행하며, 각 기록에 단일 통합 상태만 기록합니다. 오전 9시에 리드를 가져와 9시 15분에 바로 전화를 거는 빠르게 움직이는 영업 팀에게는 이러한 방식이 전혀 적합하지 않습니다.

HubSpot 내에서 TPSClear가 수행하는 역할

TPSClear는 HubSpot 연락처 및 기업 정보를 위한 영국 TPS 및 CTPS 규정 준수 앱입니다. 레코드의 전화번호가 변경되는 즉시, TPSClear는 실시간 Telephone Preference Service(TPS) 및 Corporate TPS(CTPS) 등록부를 기준으로 해당 번호를 심사하고, 그 결과를 레코드의 상태 속성에 기록합니다. 판정 결과는 ‘Clean(정상)’, ‘TPS-listed(TPS 등재)’, ‘CTPS-listed(CTPS 등재)’, 또는 ‘Unknown(알 수 없음, 검증되지 않음)’ 중 하나입니다. 이 속성은 일반적인 HubSpot 필드이므로, 다른 필드와 마찬가지로 목록 필터링, 워크플로우 분기, 시퀀스 등록 제한 및 보고에 활용할 수 있습니다.

실시간 처리, 일괄 처리(오버나이트) 아님

TPSClear는 HubSpot의 연락처 및 기업 웹훅을 구독합니다. 영업팀이나 RevOps 팀이 번호를 수정하거나, 양식 제출이 접수되거나, 통합 기능을 통해 전화번호 필드에 데이터가 기록되면 판정 결과가 몇 초 내에 업데이트됩니다. 또한 사용자가 지정한 시간(설정에서 UTC 시간을 선택)에 매일 백필 스윕이 실행되어, 실시간 처리 경로 외에서 가져오거나 일괄 편집된 모든 항목을 처리합니다. “이 리드에게 전화를 걸 수 있는지 확인하기 위해 내일 아침까지 기다려야 한다”는 일은 없습니다.

전화번호 필드당 하나의 상태 속성

실제 HubSpot 포털은 레코드당 하나 이상의 전화번호(phone, mobilephone, fax, hs_additional_phones, 직통 전화번호 또는 업무용 번호를 위한 사용자 정의 속성)를 포함합니다. TPSClear는 각 전화번호 속성을 고유한 상태 속성에 매핑하므로, 어떤 번호가 안전하고 어떤 번호가 안전하지 않은지 한눈에 파악할 수 있습니다. TPSClear 설정 페이지에서 매핑을 구성할 수 있으며, 기본값은 설치 시 미리 설정되어 있습니다.

PECR 실사 요건을 충족하도록 구축된 감사 추적 기록

TPSClear는 DMA의 TPSL 리스트 클리닝 프로그램 하에서 운영되는 DMA 인증 리스트 클리닝 서비스를 통해 번호를 선별하며, 이는 ICO가 PECR에 따른 실사 의무 이행의 증거로 인정하는 절차입니다. TPSClear가 각 기록에 대해 생성하는 타임스탬프가 포함된 감사 추적 기록은, 전화를 걸기 전에 해당 번호를 선별 검토했음을 입증해야 할 경우 제시할 수 있는 증거 자료입니다.