Klanten per e-mail om documenten vragen is niet meer te doen. Bestanden raken zoek, follow-ups worden vergeten en je deals blijven wachten op papierwerk.

Met ClientlyBase kun je een gestructureerd verzoek om documenten rechtstreeks vanuit een HubSpot Deal of Contact record versturen. Je klant ontvangt een schoon uploadportaal met een checklist van wat er precies nodig is. Je houdt bij wat er is ingediend en wat er nog ontbreekt zonder HubSpot te verlaten.

Geen e-mail threads meer. Geen "heb je mijn bestand ontvangen?" meer. Geen handmatige follow-ups meer. Gewoon een eenvoudige, traceerbare documentverzamelingsstroom die in HubSpot is ingebouwd.

Wie gebruikt ClientlyBase? Verkoopteams gebruiken het om ondertekende contracten en onboarding-documenten te verzamelen op het moment dat een deal wordt gesloten. Financiële adviseurs en hypotheekmakelaars gebruiken het om KYC-documenten, identiteitsbewijzen en compliance-dossiers van klanten op te vragen. Advocatenkantoren gebruiken het om casusdocumenten en ondertekende overeenkomsten te verzamelen tijdens de intake van cliënten. Agentschappen gebruiken het om briefings, merkactiva en ondertekende goedkeuringen van nieuwe klanten te verzamelen. HR-teams gebruiken het om documenten van werknemers te verzamelen tijdens het inwerken.

Hoe het werkt: Open een Deal of Contact in HubSpot. Klik op Documenten opvragen op de kaart. Selecteer een documentsjabloon, een vooraf samengestelde checklist met bestanden die je nodig hebt. Je klant ontvangt een melding met een beveiligde uploadlink. Ze uploaden elk bestand via een schone portal zonder in te loggen. Je ziet real-time statusupdates direct in de HubSpot-kaart, wat is ingediend en wat nog in behandeling is.

Waarom teams overstappen naar ClientlyBase: In tegenstelling tot tools die je buiten HubSpot omleiden, is ClientlyBase volledig native. De hele documentaanvraag- en verzamelstroom vindt plaats binnen je bestaande HubSpot-workflow. Je hoeft niet van tabblad te wisselen. Geen koppelingen kopiëren-plakken. Geen losgekoppelde tools. Uw deals verlopen sneller omdat papierwerk niet langer de bottleneck is.